Deklaracja dostępności: zakres i osoba podpisująca

Deklaracja dostępności to dokument obowiązkowy dla każdego podmiotu publicznego prowadzącego stronę internetową lub aplikację mobilną. Obowiązek wynika z ustawy z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Szkoła, przedszkole, żłobek, biblioteka i inna jednostka samorządu podlegają temu obowiązkowi bez względu na liczbę uczniów, pracowników czy budżet placówki. Dokument towarzyszy stronie od dnia jej uruchomienia i pozostaje aktywny przez cały okres jej funkcjonowania.

Co zawiera deklaracja dostępności

Deklaracja opisuje aktualny stan dostępności cyfrowej danej strony internetowej lub aplikacji mobilnej. Na komplet składa się kilka elementów, z których każdy bywa przedmiotem monitoringu:

• stopień zgodności z wymaganiami ustawy: pełna, częściowa albo niezgodność
• wykaz treści niedostępnych wraz z uzasadnieniem
• data sporządzenia i data ostatniej aktualizacji dokumentu
• sposób kontaktu w sprawach dostępności i procedura składania wniosku o zapewnienie dostępności
• dostępność architektoniczna i komunikacyjna samej placówki, jeśli dotyczy

Kto podpisuje deklarację

Odpowiedzialność za treść i publikację deklaracji spoczywa na podmiocie publicznym jako całości. W praktyce dokument zatwierdza osoba kierująca jednostką: dyrektor szkoły, przedszkola lub żłobka, kierownik biblioteki albo innej instytucji kultury.

Odpowiedzialność za deklarację nie przechodzi na firmę realizującą stronę internetową ani na pracownika technicznego publikującego treści.

Podpis osoby kierującej placówką potwierdza zgodność treści deklaracji ze stanem faktycznym serwisu. Oznacza to, że przed złożeniem podpisu trzeba znać rzeczywisty stan dostępności, a nie tylko deklarację wykonawcy.

Termin przeglądu i aktualizacji

Ustawa nakłada dwa obowiązki, nie jeden. Pierwszy jest kalendarzowy: przegląd i aktualizacja deklaracji do 31 marca każdego roku. Drugi nie ma daty: aktualizacja następuje niezwłocznie za każdym razem, gdy strona podlega zmianom mogącym mieć wpływ na jej dostępność cyfrową.

Oznacza to, że przebudowa serwisu, zmiana wykonawcy albo dodanie nowej funkcji uruchamiają obowiązek aktualizacji od razu, a nie przy najbliższym marcu. Sam przegląd obejmuje weryfikację wykazu treści niedostępnych, aktualność danych kontaktowych oraz zgodność opisanego stanu ze stroną w jej bieżącej wersji.

Cztery momenty, w których deklaracja wymaga uwagi. Sztywną datę ma tylko coroczny przegląd; pozostałe uruchamiają się same, gdy zmienia się serwis.

Przy budowie nowego serwisu deklaracja powstaje razem z nim, na podstawie stanu faktycznego, a nie po fakcie. Zakres takiego zamówienia dla szkoły, przedszkola czy biblioteki opisuje oferta dla placówek.

Konsekwencje braku deklaracji lub błędów w jej treści

Ustawa przewiduje kary finansowe za uchybienia związane z deklaracją i samą dostępnością serwisu. Kara ma charakter warunkowy, bo w każdym przypadku wymaga stwierdzenia tego samego uchybienia w kolejnych monitorowaniach. Monitorowanie odbywa się raz w roku, więc między pierwszym stwierdzeniem a karą mijają co najmniej dwa roczne cykle.

Uchybienie	Górna granica kary	Warunek nałożenia
Brak deklaracji albo brak wymaganych w niej elementów	5 000 zł	wykazanie w dwóch kolejnych monitorowaniach
Brak dostępności strony podmiotowej BIP oraz wymaganych elementów serwisu	5 000 zł	wykazanie w dwóch kolejnych monitorowaniach
Nieuzasadnione i uporczywe niezapewnianie dostępności cyfrowej	10 000 zł	brak poprawy w trzech kolejnych monitorowaniach oraz rosnąca liczba uzasadnionych skarg

Kwoty są górną granicą, a nie stawką naliczaną automatycznie. Warto zwrócić uwagę na ostatni wiersz: przy najwyższej karze ustawa wymaga wystąpienia obu przesłanek jednocześnie, a nie samego wyniku monitorowania. Sama liczba monitorowań, bez rosnącej liczby uzasadnionych skarg, nie wypełnia definicji uporczywości.